テレワーク導入の課題と解決策

テレワーク導入における課題

企業がテレワークを導入する際、通信環境に関する課題、セキュリティに関する課題、コミュニケーションに関する課題、コストに関する課題が発生する可能性があります。

通信環境の課題

オフィスで仕事をしている場合には、ネットワークなどの通信環境は企業側ですべて揃えていきます。従業員個人がそれぞれ通信環境を揃える必要はありません。
しかしテレワークを導入する場合、自宅などでオフィスと同様の仕事ができるよう、従業員自身がインターネット回線やWi-Fiなど通信環境を整備する必要があります。

テレワークを導入すると、自宅などでテレビ会議やファイルの送受信などを行う必要が生じます。そのため、テレワーク環境で支障なく業務を行うために、適切な通信速度を持つネットワーク環境を構築しなければなりません。

セキュリティの課題

ほとんどのオフィスではセキュリティ対策を取っています。しかし自宅などではセキュリティ対策が十分でない場合もあります。
そこでテレワークを導入した場合、オフィスと比べて情報漏えいのリスクが増大するというセキュリティの課題が発生します。

テレワーク環境とセキュリティ対策についてはこちらもご覧ください。
https://solution.fielding.co.jp/lp/newnomal/column-2/

コミュニケーションの課題

オフィスに出社して仕事をしているときには、上司や同僚と直接会話することや、気軽に質問をすることができます。
しかしテレワークを導入することで、自宅などにおいて一人で仕事をすることになるため、社員間のコミュニケーションが取りづらくなります。

このようなコミュニケーションの課題が生じると、テレワークで働いていて孤独感を感じたり、業務をきちんと理解できなかったりとテレワークにストレスを感じるようになる社員が現れる可能性があり、適切なケアが必要となる場合があります。

コストの課題

新しいシステムを導入する場合、コストが発生する可能性があります。新規で導入されるシステムとしては、Web会議システム・資産管理システム・勤務管理システムなどがあります。
新規で導入する場合、システムによってはランディングコストがかかる可能性もあります。導入前に導入にかかるコストと年間でかかるコスト、両方確認したうえで導入を決めるようにしましょう。

テレワーク導入の課題を解決する方法

これらのテレワーク導入における課題は、以下の方法をとることにより解決することができます。

通信環境を整える

通信環境を整えるためには、自宅などの環境整備を社員個人にすべて任せないようにしましょう。

例えば、費用を負担したり、Wi-Fiルーターの貸し出しを行ったりするなど、企業側でも社員の通信環境の整備をサポートしていくことが重要です。

セキュリティ対策ができるウェブツールの導入

情報漏えいを防ぐためには情報セキュリティのための社員教育も大事ですが、セキュリティ対策を簡単に行うことができるウェブツールを導入することも求められます。

NECフィールディングでは、デバイスの位置情報の把握、遠隔でのロックやワイプを実行して情報漏えいを防ぐことができるツール「LANSCOPE クラウド版」や、IT資産の運用管理やセキュリティ管理のほか、労務管理や意図しないファイル持ち出しの早期発見支援といった機能をオールインワンで搭載しているソフトウェア「SKYSEA Client View」、多層防御による強固なセキュリティシステムをオールインワンで提供しているほか、アウトソーシングによるネットワーク運用の負荷も軽減できる「beat/active サービス」を提供しています。

社内コミュニケーションツールの活用

ちょっとした話でも上司や同僚と気軽に話したり質問したりできる社内ポータルサイトや社内SNS、ビジネスチャットツールなど、社内向けのコミュニケーションツールを活用するようにしましょう。

また、会議だけでなく、日常的なミーティングや簡単な打ち合わせにもウェブ会議システムを活用することで、フェイス・トゥ・フェイスでの会話ができるようになります。

スケジュール管理ツールの導入

テレワーク環境下では労務管理が難しくなるため、クラウドでスケジュール管理ができるツールを導入するのがおすすめです。遠隔からでも従業員が今日何をするのか把握することができるようになるため、管理職の労務管理の手間を減らすことができるでしょう。

クラウド化・ペーパーレス化の促進

「事務所へ行かないと資料が閲覧できない」「紙で保存しなければならない」といったアナログ対応が多い場合、円滑なテレワークでの業務遂行が難しくなります。テレワークで業務を行えるように、社内環境もなるべくクラウド化・ペーパーレス化を進めていきましょう。

業務の見直し

接客業や販売業、製造業などテレワークの実施が難しい業務もあるでしょう。その場合は、自動化やアウトソーシングなどを行い、出社の回数を減らせるよう業務を整理してみましょう。
自動化・アウトソーシングによりコストが発生しますが、自動化・アウトソーシングした業務にかけていた時間をほかの業務に充てることによる生産性の向上に繋がります。

テレワークを導入するメリット

テレワークを導入するメリットを紹介します。

モチベーションが向上する

通勤の負担がなくなり働きやすい環境を整えることができることで、働くモチベーションが向上します。また、働く場所を選べるようになりますので、自分が集中しやすい環境を探して仕事に取り組むこともできるようになります。

優秀な人材を確保できる

パートナーが遠隔地へと転勤したり、親の介護や子どもの育児などが大変になったりした場合、特定のオフィスへの勤務が難しくなり、退職してしまうこともあります。
その点、自宅でも働くことができるテレワークであれば勤務を続けることができ、人材が流失することが防げるようになります。

コストを削減できる

テレワークにより出社が必要なくなった従業員が増えれば、オフィススペースを減らすことができるため、使用しないエリアの電気を消すなどで電気代を節約できます。また、従業員の通勤に必要な交通費も必要なくなるなど、企業で必要になるコストの一部を削減することができます。

通勤時間が削減される

通勤時間がなくなることで、家族や友人と過ごす時間や、趣味や学習といった自分のために使える時間が増え、ワークライフバランスの改善にも繋がります。郊外に住んでいる人なら、身支度に要していた時間も加えると、2〜3時間はゆとりができることになります。
テレワーク導入により通勤時間を大幅に省くことができれば、満員電車のストレスからも解放される従業員も多いです。通勤時間の削減は、最終的に従業員の満足度向上につなげることもできるでしょう。

ワークライフバランスの改善

通勤時間の削減により、自分のために使える時間が増えることで、ワークライフバランスの改善にもつながるでしょう。
ワークライフバランスが改善することで、仕事への意欲が向上するケースは多いといわれており、生産性の改善にも期待ができます。

企業のイメージアップ

テレワークを導入することで、多様な働き方を許容している企業として認知してもらえ、企業のイメージアップにつながる可能性があります。採用募集でテレワークを実施していることを記載するなど、企業のアピールポイントとして活用できるでしょう。

事業継続のしやすさ(BCP対策)

テレワークの導入はBCP(事業継続計画)対策にもなります。テレワークできる環境をあらかじめ整えておくことで、自然災害やテロなどの緊急事態が発生し出社が難しくなった場合でも、通常通り業務遂行が可能になります。
緊急時の事業継続の一環としてテレワークを導入しておくのもおすすめです。

テレワークの導入ならNECフィールディング

テレワークを導入することで企業にとっても社員にとっても多くのメリットが発生します。導入における課題も存在していますが、その課題に対する解決策もあります。

テレワークの課題を適切に解決することによって、企業の業務効率化やコスト削減に寄与することもできます。NECフィールディングには、テレワーク導入の課題を解決してくれるサービスを用意しています。

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