オンライン商談とは？
メリット・デメリットや注意点、導入の仕方などについて解説

オンライン商談のメリット

withコロナの状況が続き、オンライン商談の機会は確実に増えています。その理由として、オンライン商談には従来の商談には無いメリットがあることが挙げられます。

接触を避けることができる

外出および密集を避けることが推奨されるニューノーマルにおいて、人との接触を避けることができることはオンライン商談の最大のメリットです。コロナ禍においては、ビジネスチャンスを逃さないことがより重要視されます。接触を避けるべくオンライン商談の利用が増えているのです。

天候に左右されることがなくなる

オンライン商談を取り入れることで、移動が必要なくなるため、台風・積雪などによる公共交通機関の運行に影響されることなく商談を進めることができます。台風や大雪の影響で商談をリスケジュールしたことがある方は多いのではないでしょうか？
商談の1つの手段として、オンライン商談を用意しておくことで、自然現象による商談機会の損失を防ぐことも可能になります。

資料に集中して話ができる

オンライン商談では、会話はビデオ会議上で行われます。ビデオ会議ツールでは資料の画面共有を行うことができ、クライアントに資料を見せながら内容の説明を行います。
また、ビデオ会議ですので、必然的に商談全体で同時に喋るのは発言者一人となります。結果として、発言者からすれば資料を見ながら話に集中してもらうことができます。

物理的、時間的制約からの解放

オンライン商談はPCなどの端末とインターネットへの接続ができる環境を整えれば、いつでも、どこからでも実施が可能というメリットがあります。自宅でのリモートワーク中でも、訪問の合間でも、オフィスへ出社しているときでも、商談の日時とビデオ会議のURLさえ共有しておけば、すぐに商談に取り掛かれるのです。
また、環境があれば商談への参加人数も容易に調整が可能です。
どこからでも商談が可能になるため、対面商談ではエリア外のため対応が難しかったお客さまとの商談を始めることも可能でしょう。

移動にかかる時間を短縮できる

対面での商談の場合、商談場所への移動が必要でしたが、オンライン商談の場合は移動にかかる時間短縮にもつながります。
例えば、1日のうち移動にかかっていた時間が1時間、1か月の営業日が20日とした場合、単純計算で1か月20時間の余裕が生じることになります。
移動にかかっていた時間を営業活動の準備などに充てることで、より効率的な業務遂行ができるようになるでしょう。

コスト削減につながる可能性がある

オンライン商談により、電車・車などを使用した移動が減ることで、移動にかかっていたコストを削減することができます。宿泊が必要になる出張をオンライン商談に置き換えることができれば、大幅なコスト削減につながるでしょう。
もちろん、オンライン商談ツールの利用コストは発生しますが、対面商談でかかっていた月々の移動コストと比較すると削減につながることが多いのではないでしょうか。
オンライン商談の導入を悩まれている方は、今かかっているコストとオンライン商談導入後のコストを比較してみるのも良いかもしれません。

オンライン商談の注意点

密集を避けることのできるオンライン商談ですが、気を付けなくてはならない点も存在しています。以下に注意点を記載します。

情報セキュリティに注意が必要

オンラインといえども商談です。交わされる会話の内容は企業にとっては機密情報にあたります。情報の漏えい、傍受などの情報セキュリティに注意が必要です。

安定したネットワークが不可欠

オンライン商談においては、ネットワークへの接続が途切れることなく続くことは必須の条件です。何度も映像や音声が止まってしまったり、相手の言葉を聞き取れず何度も聞き返したりしていては、商談に悪影響を及ぼすことも考えられます。商談中にネットワーク負荷やセキュリティ上の問題が発生し、接続が途切れたり、不安定になったりすることは避けなければなりません。

環境の整備が必要

オンライン商談はいつでも、どこからでも可能ですが、自身の周囲の環境を整える必要があります。周囲が騒がしいと会話が聞き取りづらくなったり、デスク周辺が散らかっているのが視界に入ると相手が散らかっているモノのほうに気を取られたりなど、商談とは異なるほうへ意識がそれてしまう可能性があります。
オフィスや自宅からオンライン商談を行う場合は、商談を進めるためのスペースづくりが重要になるでしょう。

空気感、雰囲気は伝わりづらい

オンラインでの商談は直接対面しての商談に比べ、空気感や雰囲気は伝わりづらくなってしまいます。これは相手に伝わる情報が限定されてしまうオンラインならではの問題です。例えば、小さな声での同意、画面に収まらないようなボディランゲージでの意思表示などは、オンライン商談では相手に伝わらなくなってしまいます。

お客さまとの信頼関係の構築が難しい

空気感、雰囲気が伝わりづらいのと同様に、オンライン商談のみでは印象を残すことが難しいです。一度対面で会ったことがある相手と、オンライン上でしかあったことがない相手では、前者のほうが信頼しやすいといえるでしょう。
商談の最初から最後まで、全てをオンライン商談で行う場合は、お客さまとの信頼関係の構築が難しい場合もあります。訪問での商談とオンライン商談を使い分けることで、より効果的に商談を進めることができるでしょう。

ツールへの習熟が必要

オンライン商談にはビデオ会議等のツールを利用します。スムーズな商談を行うためには、ツールに慣れている必要があります。ツールの利用方法などで商談が詰まってしまうようだと、不手際に受け止められてしまうかもしれません。

オンライン商談の導入方法と始め方

導入方法

オンライン商談の導入は次の流れで行うと良いでしょう。

• 1．オンライン商談ツールに求める条件をまとめる
• 2．オンライン商談でほしい機能をまとめる
• 3．「１」と「２」の優先順位を決める
• 4．要件に合うシステムを探す
• 5．導入する

すべての条件に当てはまるシステムは見つからないかもしれません。そのため、あらかじめ妥協できる条件、できない条件を定めておくとスムーズにシステムの選定が進むでしょう。
また、オンライン商談を使いたい商談先があらかじめ決まっているようでしたら、商談先に導入予定のシステム利用が可能かを確認してみるのも良いでしょう。

始め方

オンライン商談を実施できるシステムを導入したら、まずは社内メンバーで使い方を確認しましょう。
システムの使い方を把握出来るようになったら、実際の商談で活用してみましょう。
その際も、一気に全ての商談をオンラインへ移行するのではなく、いくつか条件を決めて少しずつオンライン商談で進める案件を増やしていきましょう。例えば、「移動時間が2時間以上かかるお客さま」「定例で行っている商談」など、オンライン商談へ移行するメリットが大きいと思われるものから進めていくとよいでしょう。

オンライン商談に使えるツール

オンライン商談で利用できるツールをいくつか紹介します。

Zoom

ZoomはZoom Video Communications社が提供するオンラインミーティングツールです。Webカメラを利用するビデオ会議だけでなく、音声やチャットでのコミュニケーションも可能です。Zoomは利用者が多く、導入している企業も多いためスムーズにオンライン商談を開始することができるでしょう。

Cisco Webex

Cisco Webexは、ビデオ会議ツールとして歴史と実績を持つツールです。
ネットワークの利用帯域が少ないため、映像や音声の安定性が非常に良く、スムーズな商談を実現できます。直感的な操作、誰でも簡単にできる画面共有、メッセージ機能、AIによるアシスタント機能、各種カレンダー、他のツールとの連携など充実した機能を誇ります。

NECフィールディングでは、ネットワーク構築やライセンス管理などの導入に関するサポートも承っております。ご興味をお持ちの方はぜひご相談ください。

オンライン商談の導入ならNECフィールディングへご相談を

オンライン商談を実りあるものとするためには、商談に適したビデオ会議ツールや強固なセキュリティ対策が必要です。
NECフィールディングでは、以下のようなソリューションを用意しております。

• 【ビデオ会議ツール】Cisco Webex
  Cisco Webexは、ビデオ会議ツールとして歴史と実績を持つツールです。
  ネットワークの利用帯域が少ないため、映像や音声の安定性が非常に良く、スムーズな商談を実現できます。直感的な操作、誰でも簡単にできる画面共有、メッセージ機能、AIによるアシスタント機能、各種カレンダー、他のツールとの連携など充実した機能を誇ります。
  NECフィールディングでは、ネットワーク構築やライセンス管理などのCisco Webexの導入に関するサポートも承っております。ご興味をお持ちの方はぜひご相談ください。
  
  Cisco Webexの機能詳細・お問い合わせはコチラ
  https://solution.fielding.co.jp/lp/newnomal/cisco_webex/
• 【セキュリティ対策】beat/active サービス
  beat/active サービスは、安全性の高いネットワーク環境を実現できるセキュリティサービスです。
  オフィスにゲートウェイ装置を設置することで、ネットワークや端末をウイルスや不正アクセス、迷惑メールなどから守る強固なセキュリティを実現。オフィス外から社内ネットワークにアクセス可能なため、テレワークにも有用です。
  運用管理サービスもパッケージ化されているため、専任の技術者が不在の企業に最適です。
  
  beat/active サービスの機能詳細・お問い合わせはコチラ
  https://solution.fielding.co.jp/service/security/beat-active-service/

まとめ

ニューノーマル時代の商談の形として、ビデオ会議を用いたオンライン商談が増えてきています。ビジネスチャンスを逃さないよう、安定したビデオ通話が可能なツールの導入が必要です。また、ウイルスによる情報漏えいによって社会的信用を失うことのないよう、セキュリティ対策も欠かせません。
オンライン商談には商談に適したビデオ会議ツールや、万全なセキュリティ対策が必要不可欠です。

NECフィールディングでは、導入や運用に際しさまざまなサポートを行っております。オンライン商談にまつわるツールやセキュリティサービスの導入やリプレイスをお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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