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Web会議とは?テレビ会議との違いや導入のメリットなどを紹介

Web会議とは?テレビ会議との違いや導入のメリットなどを紹介

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大に対する対策として浸透しつつあるWeb会議。最近では、インターネットを介して会議やミーティングを行っている企業が多く存在します。

しかし、よく聞くWeb会議とテレビ会議とではどのような違いがあるのでしょうか。そこで今回は、Web会議とテレビ会議の違いや、Web会議を導入するメリットなどを紹介します。

Web会議とは?

遠隔拠点とインターネットを介して映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことを「Web会議」と呼んでいます。

インターネットに接続したデバイスとWeb会議用のツールさえあれば環境が整うため、パソコンでなくとも、タブレットやスマートフォンなどがあれば、いつでもどこでも会議に参加できます。オフィスにいなくても、自宅や外出先から取引先、上司、同僚とコミュニケーションを取ることができるようになります。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議もテレビ会議も、遠隔拠点と映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことリモート会議というジャンルとしては同じものです。

違いがあるとすれば、Web会議はインターネットに接続したパソコンやタブレット、スマートフォンなどに、ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teams、SkypeなどといったWeb会議用ツールをインストールするだけで実現できます。対してテレビ会議は、拠点ごとに専用の機器と専用のソフトウェアを設置しなくては実現できません。また、専用機器が必要になるため、拠点単位ごとでしか会議ができず、自宅や外出先では実現できません。

また専用機器や専用ソフトウェアを導入する必要があるため、Web会議と比べて導入コストが必要になってきます。

Web会議導入によるメリット

Web会議を導入する最大のメリットは、1つの会議室などに集まることなく、メンバーがさまざまな場所にいてもコミュニケーションが取れることにあります。そのほかWeb会議には、以下のようなメリットがあります。

Web会議システム内でデータのやり取りができる

Web会議であれば、会議内の画面で資料やWebページを表示できるだけでなく、URLや資料のファイルを貼り付けることもできます。Web会議システム内でデータのやり取りができるというわけです。

移動時間、交通費など、さまざまなコストの削減ができる

複数拠点をもつ企業が本社で会議を開くとなると、各拠点に在籍する社員が本社に来るまでに移動時間や交通費がかかります。しかし、各拠点や自宅などにいながら会議ができるWeb会議なら、移動時間や移動交通費といったさまざまなコストを削減できるようになります。

スケジュール調整が簡単になる

出張や営業活動などでスケジュール調整が難しい人でも、Web会議ならパソコンやタブレット、スマートフォンを介して出先から参加することができるようになります。

優秀な人材を確保できるようになる

リモートワークが可能な業務の場合、Web会議の仕組みを確立しておけば働く場所が限定されなくなります。オフィスに出社する必要がなくなりますので、インターネットに接続できる環境であれば、日本全国どこに住んでいる人でも働けるようになります。そのため、所在地に関係なく優秀な人材を採用できるようになります。

パンデミックや災害時のBCP対策にもなる

Web会議の仕組みを整えておけば、新型コロナウイルス感染拡大のようなパンデミック時でも出社せずに会議やミーティングが行えるようになります。また、大地震や台風、水害などといった災害時には、安否確認システムとして役立てることも可能です。

働き方改革・テレワークに活用できる

Web会議では、1つの場所に集まることなくコミュニケーションが取れることで、自宅にいながら会議に参加することができます。また、営業担当者であれば、出先からWeb会議に参加してそのまま直帰できるようになるため、働き方改革にもつながります。

Web会議に必要な機材や環境整備

Web会議を行う場合、まずはWi-fiなどインターネット環境を整えるようにしましょう。

パソコンやタブレット、スマートフォンなどインターネットに接続できる機器を揃えることが必要です。それに加えて、マイクとカメラも必要になります。カメラはパソコンなどに内蔵されているカメラで、マイクはマイク付きイヤホンでまかなうことができます。

また、ZoomやSkypeなどWeb会議で使用するツールのダウンロードも忘れずに行っておきましょう。

Web会議の活用事例

新型コロナウイルスの影響で、さまざまな業種・業界でWeb会議を取り入れる企業が増えてきています。

例えば、社内だけでなく取引先などの外部企業との打ち合わせをWeb会議で行ったり、リモートワークや時差通勤に関連した取り組みの一環としてWeb会議を取り入れている企業もいます。また、スピーディーな経営判断を行うため、役員会議にWeb会議を導入する企業もあり、さまざまな企業が自社の業務内容に合わせてWeb会議を活用しています。

Web会議におすすめのツール7選

このように、Web会議は業務をスムーズに進めたり、働き方改革を推進させたりするために有効なツールです。現在はさまざまなWeb会議ツールが出ていますが、今回は7つ紹介します。

CISCO Webex Meetings

CISCO Webex Meetingsは、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンでWeb会議ができるツールです。事前にソフトウェアをインストールする必要がなく、管理の手間やコストがかからない点が特徴です。

Zoom

もともとはオンラインでセミナーや会議を開催するために開発されたツールです。100人まで会議に参加できたり、会議の模様を録画・録音できるといった機能があります。

Google Meet

Googleが提供しているWeb会議ツールです。Googleアカウントを持っていれば誰でも参加でき、GmailやGoogleカレンダーなどGoogleの他サービスからも会議を開催できます。

Microsoft Teams

マイクロソフトが開発したWeb会議ツールです。チャットから通話やビデオ会議への切り替えが簡単にでき、WordやExcelといった他のアプリと連携させることも可能です。

Skype

SkypeはWeb会議ツールのなかではパイオニア的存在ともいえるツールで、無料通話やグループ電話のほか、ビデオメッセージや録音した音声を送ることもできます。

V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングは、パソコンやスマートフォンで利用できるWeb会議ツールで、高レベルの画質と接続性が特徴です。

LiveOn

LiveOnは、双方向での映像・音声でのやり取りはもちろん、ホワイトボード機能や資料共有機能など、多彩な機能を搭載しています。

Web会議の導入ならNECフィールディング

今回は、Web会議のメリットやおすすめのツールについて紹介しました。現在はさまざまなツールが出ていることで、どのツールを使用すればいいのかまとっている方も多いかもしれません。そのような方にオススメなのが、NECフィールディングが提供しているサービスです。ニューノーマル時代に対応するツール・サービスが整っているので、ぜひチェックしてみてください。

発行元:NECフィールディング編集部

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