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リモートワーク下におけるコミュニケーション不足を
解消するためのポイント

リモートワーク下におけるコミュニケーション不足を解消するためのポイント

新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワークを導入する企業が増えています。通勤による感染リスクの回避やオフィスの維持管理コストの削減などのメリットがあるリモートワークですが、コミュニケーションが不足してしまうというデメリットを感じる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、リモートワーク下におけるコミュニケーション不足を解消するためのポイントを解説します。コミュニケーション不足に悩んでいる経営陣・従業員の方はぜひチェックしてください 。

リモートワークにおけるコミュニケーション

リモートワークは通勤時間や維持管理のコストを削減できるといったメリットがありますが、従業員間のコミュニケーションが取りにくくなるというデメリットもあります。

オフィスで働く場合、上司や同僚、部下が同じフロアで仕事をしていることが多く、すぐにコミュニケーションを取ることができます。しかし、リモートワークの場合は自宅などで各従業員がそれぞれ一人で仕事をします。上司や同僚、部下とも気軽な会話がしにくくなり、次第にコミュニケーションが不足してしまうことが考えられるのです。

コミュニケーション不足によって起こりうる問題

リモートワーク時に従業員が感じる問題には、次のようなものがあります。

従業員が孤独感をおぼえるようになる

前述した通り、一人でのリモートワークを続けていると対面でのコミュニケーションが不足します。次第に他の従業員と一緒に働いているという一体感がなくなり、孤独感をおぼえることも考えられます。

リモートワークにストレスを感じる従業員が出てくる

コミュニケーションが減ることや孤独感をおぼえること、外出しないことによる閉塞感などが重なって、リモートワークにストレスを感じるようになり、メンタルに不調をきたす従業員が出てくる場合もあります。

業務をきちんと理解されない場合がある

直接の会話や気軽な質問ができないリモートワーク下では、上司が部下に対して業務を教えたとしても、確認や質問がしにくく、最終的に業務を完全に理解しないままで進めてしまうことも考えられます。

リモートワーク下でコミュニケーション不足になる原因

リモートワーク下でコミュニケーション不足になる原因は、以下のことが考えられます。

直接会話することや気軽に質問ができる機会が減少している

オフィスで仕事をする場合、ちょっとした相談や報告、ミーティングなど、顔を合わせてできました。しかし、リモートワークでは相談や報告をメールやチャット、電話などのツールを使って行わなければいけません。そのため、簡単なことを問い合わせたり気軽に質問したりといったことを控えるようになる傾向があります。

コミュニケーションツールをうまく使いこなしていない/導入していない

メールや電話以外でも、対面で会話していると同じようなWeb会議やビジネスチャットなどのコミュニケーションツールは存在します。しかしこれらのツールをうまく使いこなしていない、あるいは導入していないことでも、コミュニケーション不足に陥ってしまいます。

コミュニケーション不足への対策

リモートワークによるコミュニケーション不足が起こってしまった結果、部下の業務の評価が難しくなったり、従業員に対するメンタルケアが必要になったり、さまざまな弊害が発生してくるようになります。
リモートワーク下でコミュニケーション不足になったときは、以下のような対策を講じるようにしましょう 。

コミュニケーションツールを導入する

Web会議ツールやビジネスチャットツールなどのコミュニケーションツールを導入して、積極的に活用することが重要です。

定時コミュニケーションを行う

オフィスに出社していたときと同じように、始業時や就業時に毎日の定時連絡が取れる場を設けるようにしましょう。その際、テキストだけのビジネスチャットではなく、お互いの顔が見られるWeb会議ツールの利用をおすすめします。

業務以外のコミュニケーションができる場を設ける

上司や同僚、部下とのコミュニケーションが業務に関係することだけになるとストレスが溜まってきます。そこで、業務に関係のない雑談が可能なチャットルームを作るのも、コミュニケーション活性化の一つの方法です。

対面コミュニケーションを設ける

リモートワークがデフォルトになっていたとしても、週に1回や月に1回など、オフィスに出社しての対面コミュニケーションの機会を設けるようにしましょう。対面コミュニケーションの機会を設けることで、日頃のコミュニケーション不足解消の手助けになるでしょう。

オンライン会議でコミュニケーションを促すコツ

オンライン会議に移行してから沈黙の時間が長くなった、などオンライン会議でコミュニケーションの課題はないでしょうか?ここでは、オンライン会議でコミュニケーションを促すコツを紹介します。

マイクのON・OFFのルールを決める

全員がマイクONのまま会議を進めていると、だれかの発言中に雑音が混じるなど、会議の進行を妨げてしまう可能性があります。ディスカッション中は全員マイクON、報告・発表のタイミングでは発言者以外はマイクをOFFにする、などマイク設定のルールをあらかじめ決めておくことで、スムーズに会議を進行できるようになります。

カメラをONにする

カメラをONにすることで、相手の表情を見ながらコミュニケーションをとることが可能になります。電話など一対一であれば声だけのコミュニケーションでも問題ありませんが、複数人参加するオンライン会議では、参加者の表情を見ながら進行できるほうがスムーズに進みます。カメラ機能を活用して会議を開催してみてください。

リアクションを大きくする

オンライン会議では対面の会議よりも相手の感情が伝わり辛いです。カメラをONにしていても小さな表情の変化には気づき辛く、いつも通りのリアクションでは相手に無反応なように見えてしまう事もあります。聞き手が無反応だと発言者は発言を続けにくくなってしまいます。そのため、話を聞いていることを発言者に伝えるため、例えば、ゆっくり・おおきくうなずくなど、オンライン会議中はリアクションをいつもより大きめに行うように心がけると良いでしょう。

リモートワーク下におけるコミュニケーション不足解消なら
NECフィールディング

リモートワークを推進していくことは、従業員にとっても企業にとっても多くのメリットがあります。ですが、従業員間のコミュニケーション不足という課題が発生するということを無視してはいけません。

NECフィールディングでは、リモートワーク下のコミュニケーション不足解消を支援する各種サービス・ツールを用意しています。リモートワーク導入を検討している方、リモートワークによるコミュニケーション不足を懸念している方は、これらのサービス・ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

発行元:NECフィールディング編集部

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