安否確認システムを導入する目的とは?
選び方のポイントから導入メリットまで解説!

安否確認システムを導入する目的とは?選び方のポイントから導入メリットまで解説!

台風や降雪、地震、津波などの自然災害、新型コロナウイルスの感染拡大によるパンデミックなど、近年では緊急事態が多発しています。このような事態が発生した際、従業員の安否確認を迅速に行うことは企業の事業継続にとって重要です。
 

企業のBCP(事業継続計画)をサポートする「安否確認システム」はどのような仕組みなのでしょうか。本記事では、安否確認システムの選び方のポイントや導入メリットなどを解説していきます。

安否確認システムを導入する目的とは?

企業に安否確認システムを導入する目的は、主に緊急時における情報の共有と収集です。また、安否確認システムを導入しておくと、緊急時以外でも活用できます。そのため、平時における情報の共有と収集という観点でもシステムの導入は目的の1つとなります。

導入目的1:緊急時の情報共有

安否確認システムを導入しておくことで、災害など緊急時の情報共有を迅速に行うことができるようになります。

安否確認システムを導入していない場合、従業員の安否確認などの情報共有は電話やメールなどを使って行うことになります。しかし、従業員1人ひとりに対して電話やメールで情報共有を行うことは多大な時間や手間がかかり、迅速に従業員の安否を確認できません。

その点、安否確認システムであれば、全従業員に対して素早く安否確認を行うことができ、一斉の情報共有が可能となります。

導入目的2:緊急時の情報収集

災害などの緊急時には、災害状況などの情報を逐一収集しておく必要があります。安否確認システムの中には最新の情報を確認できる機能が搭載されたものがあり、収集した情報をもとに、従業員に対して注意喚起を促すことも可能になります。

また、安否確認システムには、従業員だけでなく、その家族の安否情報や自宅の被災状況の確認ができる機能を搭載しているものもあります。

たとえ従業員本人だけの安否が確認できたとしても、その従業員の家族の安否状況や自宅の被災状況などの情報が確認できていないと、職場への業務復帰は困難となってしまいます。家族の安否状況や自宅の被災状況などの情報を含めて確認ができることで、従業員も安心して職務に戻れるようになります。

導入目的3:平時における情報収集と共有

通常、安否確認システムは緊急時にだけ活用するため、いざというときにうまく利用できないことがあります。そこで安否確認システムを緊急時だけでなく平時に活用していくことで、平時の情報収集と共有ができるほか、安否確認システムの模擬訓練代わりにもなります。

安否確認システムの一斉メール配信機能やWeb掲示板機能などは平時の情報収集と共有に活用が可能です。

また安否確認システムには、掲示板機能だけでなくメッセージ機能などが搭載されています。この機能を活用して、「新型コロナウイルス感染拡大に対する健康調査を行う」といった活用方法も考えられます。

安否確認システムの基本機能を解説

安否確認システムの導入を検討するにあたり、システムの基本的な機能を知っておく必要があります。ここでは、安否確認システムの基本機能である「メールの一斉送信機能」「未登録者の確認機能」「安否情報への回答機能」「リアルタイムの安否データ収集・集計機能」の4つの項目について解説します。

メールの一斉送信機能

自然災害やパンデミックなど、緊急事態が発生した際に発動される安否確認システムの基本機能がメールの一斉送信です。この機能が発動すると、安否確認システムに登録している全従業員に対してメールが一斉送信されるようになります。

メールには、安否に対する選択肢と任意で入力できるメッセージ欄が記載されていますので、従業員はそのメールに対して返信をすることで安否確認ができる仕組みです。

安否確認システムには、運用管理者が手動で一斉送信する仕組みを用いるものと、災害情報などと連携し自動で一斉送信される仕組みを用いるものの二通りがあります。

台風や降雪、地震、津波などといった自然災害の際には運用管理者も被災してしまい、管理画面を操作できない可能性もあります。それを考えると、自動一斉送信機能が搭載されている安否確認システムのほうがうまく活用できるでしょう。

なお、全従業員に対して、災害などの情報の周知徹底を迅速に行うために、メールだけでなくWeb掲示板機能が提供されている安否確認システムもあります。

未登録者の確認

一般的な安否確認システムでは、連絡先の登録は従業員自身で行う仕組みとなっています。そこで従業員が多い企業では、どうしても未登録者が発生してしまうこともあります。

しかし、未登録の従業員がいる場合、安否確認システムを導入していたとしても、その従業員だけ手動で安否確認を行うことになってしまいます。そこで、未登録者をフォローするための仕組みとして、安否確認システムには未登録者の確認機能が用意されています。

安否情報の回答機能

安否確認システムから一斉送信されるメールには、簡単な操作ですぐに回答できる、安否に対する選択肢を記載することができます。

緊急時には混乱しているために、メールで文字を打つこともできなくなる可能性があります。そこで安否確認システムの一斉送信メールへの回答には、選択肢を選ぶだけですぐ返信ができるテンプレートが用意されています。

従業員は送られてきたメールに対し、文字を入力せずとも選択肢を選ぶだけで返信すれば良い仕組みとなっています。

リアルタイムの安否データ収集・集計

安否確認システムには、全従業員から集まってくる安否データをリアルタイムに自動収集し集計できる機能が搭載されています。本機能があることで、従業員の被災状況などを素早く把握できるようになります。

安否情報が未回答となっている従業員に対しては、電話などの別の連絡方法を試してみるなど、緊急事態への対策を迅速に進められるようになります。

安否確認システムの選び方

安否確認システムは各社からリリースされています。それぞれのシステムによって、搭載されている機能の内容も異なってきます。

そのため、自社が安否確認システムに求めている仕様や目的、予算などに合わせて、製品を選ぶ必要があります。そこで、安否確認システムを導入する際の選び方のポイントを紹介します。

選び方1:目的に応じた選び方

初めに、安否確認システムの利用目的を明確にしておきましょう。

安否確認システムを緊急時だけでなく平時にも活用したいのか、緊急時に安定して利用できることを重視したいのかなど、目的に応じて選んでいきます。

選び方2:予算に応じた選び方

自社が安否確認システムにかけられる予算に合わせて選ぶことも大切です。

安否確認システムは、売上に寄与するシステムではありません。そこで、「できるだけ予算をかけずに安否確認システムを導入したい」と考えるかもしれませんが、それでは安否確認システムに自社が求める機能が搭載されていない場合があります。

安否確認システムは、万が一のリスクに備えたものであるため、ある程度の予算を見込んでおくほうが良いでしょう。

安否確認システムの比較基準とは?

どの安否確認システムにも、「メールの一斉配信機能」「未登録者の確認機能」「安否情報への回答機能」「リアルタイムの安否データ収集・集計機能」という4つの基本機能は搭載されています。

しかし安否確認システムは、それぞれの製品によって基本機能以外の搭載が異なってきます。

そこで安否確認システムを比較する際には4つの基本機能だけでなく、「自動通報機能の有無」「複数の連絡手段」「安定運用」「管理者の負担」「家族の安否確認」「多言語対応」という6つの項目も確認しておくようにしましょう。

自動通報機能の有無

自然災害が発生したときには管理者も被災し、手動では安否確認が行えない場合があります。そこで確認しておきたいのが自動通報機能です。

自動通報機能があれば、「震度●以上の地震が発生したときには安否確認をする」というような事前設定をしておくことで、管理者が被災したとしても自動的に安否確認が行えるようになります。

従業員が多い企業や、従業員の居住エリアが広範囲な企業の場合には、「どのエリアに」「どの部署に」など、自動通報先を細かく設定できる安否確認システムを選ぶようにしましょう。

複数の連絡手段

緊急時には通信状況が悪化して一斉送信メールが届かないことも考えられます。複数の一斉送信機能が搭載されているかも比較基準となります。

電話やFAXはもちろん、SNSなどの確認手段を用意している安否確認システムもあるため、連絡手段の比較をしておきましょう。「メールは送受信できなくても、インターネットにはアクセスできる」といった場合には重要な確認手段となります。

安定運用

繰り返し説明している通り、安否確認システムは緊急時にこそ有効的です。そのため、安定して運用できるシステムを導入する必要があります。

また、困ったことが発生したときにはいつでも相談できる24時間365日の電話サポート窓口があることも比較基準となります。導入する前に無料トライアルができる安否確認システムも多く存在しているため、実際に試してみることで、導入前後の認識差異を減らしましょう。

管理者の負担

安否確認システムの管理・運用は、総務部などの専門外のメンバーが担当することが多くなっています。そのため、できるだけ管理の負担が大きくならないような安否確認システムを選ぶのも比較基準となります。

安否確認システムのUI(ユーザーインターフェース)や操作性を事前確認しておき、管理者が負担にならないようなシステムを見極めておきましょう。

その際、メールを手動で送信するのではなく、自動一斉送信機能が搭載されている安否確認システムを選ぶことが大事です。

家族の安否確認

従業員だけでなく、その家族の安否情報や自宅の被災状況の確認ができる機能が搭載されていることも比較ポイントです。社内における生存確認の観点からすれば、従業員だけの安否確認でも問題ありませんが、併せて家族の安否確認もできれば、職場への業務復帰に対する従業員への精神的なフォローをすることも可能です。

従業員の家族をも含めた安否確認機能は、標準搭載のシステムもありますが、オプションでの搭載となることもしばしばあるので、事前に確認しておくことが大切です。

多言語対応

近年では、国内の企業における外国人の雇用率も高まりつつあります。その場合、日本語によるメール配信のみでは、内容をよく理解できずに十分に活用できなかったというような事象が発生するかもしれません。

そこで外国人の従業員を雇用している企業の場合には、安否確認システムが多言語に対応しているかどうかが大切な比較基準となります。

まとめ

企業では安否確認システムを導入しておくことが、BCP(事業継続計画)のためにも重要です。

NECフィールディングでは、非常時の事業継続をサポートする災害・緊急時の一斉メール配信システム「eメッセージASPサービス」をはじめ、BCPに対応する数多くの製品・サービスを用意していますので、お気軽にお問い合わせください。

発行元:NECフィールディング編集部

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