2022年12月16日Excelで重複した行やデータを抽出・削除する方法とは？

Excelで在庫表や会員リストなどを管理するときには、重複している行やデータを抽出し削除しなければならない場面もあります。Excelには重複している行やデータをチェックして削除する機能が搭載されていますので、この機能を活用して作成した表やリストを見やすくするのと同時に管理を効率化してみましょう。

まずは、Excelで重複した行やデータを削除する方法を説明します。

• 1.重複した行やデータを削除したい表やリストを表示してデータ範囲をクリック&ドラッグで選択
• 2.「データ」タブをクリックし、表示されている「データツール」リボンの中の「重複の削除」をクリック
• 3.ダイアログボックスが表示されるので、重複削除したい項目を選択
• 4.「OK」ボタンをクリックするだけで、重複データは削除されるようになる

Excelには重複データをただ削除する機能だけでなく、重複データを抽出してから削除する機能も搭載されています。

• 1.重複データを抽出したいセルを選択
• 2.「ホーム」タブで「スタイル」リボンの中に表示されている「条件付き書式」を選択
• 3.表示された一覧で「セルの強調表示ルール」、「重複する値」の順にクリック
• 4.「重複する値」というウィンドウで値が「重複」になっていることを確認し、「書式」では任意の色を選択
• 5.「OK」ボタンをクリックし、重複したデータが入力されているセルが選択した任意の色に変わっていたら、抽出が完了となる
• 6.抽出した重複データを削除するには、抽出された重複データを含む表のセルを選択
  ※選択するセルは、重複データが抽出された表内やリスト内であれば、重複がある箇所のセルでなくても問題ありません。
• 7.「データ」タブをクリックして「データツール」リボン内の「重複の削除」をクリック
• 8.「重複の削除」というウィンドウで抽出したい重複している項目を1つ以上選択し、「OK」ボタンをクリックすれば重複データが削除される

先に記載した「重複の削除」でも機能的には変わりありませんが、「重複の削除」機能を使ってしまうと重複データはすぐ自動的に削除されてしまいます。そこで、自動的に削除するのではなく重複したデータを抽出して、まずは先にチェックしてから削除を行いたい、というときには便利な機能といえるでしょう。

ExcelのCOUNTIF関数を利用することで、重複データをチェックすることができます。

例えば、「D2からD40のセルの中でD2と重複する数値」の中から重複したデータをチェックする場合には、「＝COUNTIF（$D$2:$D$40,D2）」と、カウントした結果を表示するために用意した別の列に入力します。

このCOUNTIF関数の計算式をカウント列すべてのセルにコピーし実行すれば、重複数が表示されるようになります。その数字が「2」以上であれば「重複がある」ということを意味しており、「4」と表示されていれば、4項目が重複していることを意味しています。

COUNTIF関数とは

指定した条件に当てはまるセルの数をカウントするExcelの関数のことを指します。COUNTIF関数の計算式は、「＝COUNTIF（範囲,検索条件）」で表示されます。ただし、COUNTIF関数は重複データをチェックするだけで削除はされません。その点には注意しましょう。

Excelの表やリストの中で重複している行やデータは事前に削除しておくことをおすすめします。重複した行やデータが残っていると見た目にも分かりにくくなるほか、メールや郵送物などを送る場合に二重で送ってしまうという無駄が発生してしまうことにもなりかねません。

表内やリスト内にある重複している行やデータを削除しておくことで、作成した表やリストの管理を効率化できるようになるでしょう。