2022年8月25日Excelブックの共有を使うにはどうしたらいい？手順や解除方法を解説

リモートワークなどの普及により、離れたところにいる複数のユーザーがExcelブックを共有し編集したい機会が増えたことでしょう。本記事では、Excelブックを共有する方法について、バージョンによる手順の違いや制限される機能を解説します。

Microsoft 365 、Excel 2019 以降では、「共同編集」という名前の簡単な共有方法が使えます。「共同編集」を使うためには、以下の手順で行います。

• 1.共有したいブックを、Microsoft OneDriveなど同時に作業する人がアクセス可能な場所にアップロードする
• 2.ブックを開き、右上に表示される「共有」をクリック
• 3.共有したい人のメールアドレスを「ユーザーの招待」欄に入力し、その下のドロップダウンリストから「編集可能」「閲覧のみ」を選択
• 4.必要に応じて、招待メッセージを入力し、「共有」をクリック
• 5.共有を解除するときは、「校閲」タブから「ブックの共有を解除」をクリック

また、手順 3 〜 4 は、「共有」画面の左下にある「共有リンクを取得」からリンクを作成し、作成したリンクを共有したいユーザー相手にメールやチャットなどで送信する方法もあります。

Excel 2016 以前を使っていて、「ブック共有」を使いたい場合は、次で説明します。

Microsoft 365 、Excel 2019 だけでなく、Excel 2007 〜 2016 まですべてのバージョンで可能な「共有ブック」と呼ばれるブックの共有方法があります。これも同じように、初めに共有したいブックを全員がアクセス可能なクラウド上にアップロードしてあることが必要です。その後は、以下の手順でブックの共有を行います。

• 1.メニューの上部、または「校閲」タブから「ブックの共有」アイコンをクリック
• 2.「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します。」にチェックを入れ、「OK」をクリック
• 3.「ブックがいったん保存されます」というメッセージボックスが表示されるため、「OK」をクリック
• 4.ブック名の横に「共有」と表示されれば、共有完了
• 5.共有を解除するときは、「校閲」タブから「ブックの共有を解除」をクリック

もし、Microsoft 365 やExcel 2019 以降などで、校閲タブに「ブックの共有」の選択肢がない場合、以下の手順で「ブックの共有」をオンにしておきましょう。

• 1.「ファイル」から「オプション」を選択し、「クイック　アクセス　ツール　バー」をクリック
• 2.「コマンドの選択」下のプルダウンメニューから「すべてのコマンド」を選択し、「ブックの共有 (レガシ)」を選択し、「追加」をクリック
• 3.「OK」をクリックして設定を保存

「共有ブック」機能の場合、「共同編集」とは異なり、使い方だけでなく機能制限も加わります。

「共同編集」では制限されないものの、「共有ブック」機能では制限される機能があります。例えば、以下のような機能は「共有ブック」では使えません。

• ●表の作成または挿入
• ●セル範囲 (行全体や列全体は可) の挿入または削除
• ●グラフやピボット グラフ レポートの作成または変更
• ●条件付き書式の追加または変更
• ●図やその他のオブジェクトの挿入または変更
• ●描画ツールの使用
• ●ハイパーリンクの挿入または変更
• ●スレッド化されたコメントの追加

この他にも「共有ブック」は「共同編集」と比べて多くの制限がありますので、できればMicrosoft365、Excel2019以降の「共同編集」を使うことがおすすめです。

「共有ブック」機能はExcel 2019以降は「共同編集」と、名前も使える機能も大きく変わりました。Excel 2016以前ともブックを共有することはできますが、「共有ブック」機能には制限が多く、Microsoft 365 やExcel 2019 以降とブックを共有しようとすると事前設定が必要など、不便なことが多いため、できればMicrosoft365、Excel2019以降を使うことをおすすめします。