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2018年6月7日第5回「『ドキュメント情報共有サービス』導入の利点と、具体的サービス」

『情報共有』をテーマにお送りしている本連載。
前回記事では、「対面・口頭」に代わる情報共有としての「チャット」をテーマに、チャットで仕事をするというワークスタイルについて、また業務で使える代表的なチャットツールについてご紹介しました。

今回は、もうひとつの情報共有の種類である「文面」による情報共有の代わりとなるICTツール、「ドキュメント情報共有サービス」について解説していきたいと思います。

ドキュメント情報共有サービスとは?

「ドキュメント」は日本語に訳すと「文書・書類」等の意味を持つ言葉です。
つまり、「ドキュメント情報共有サービス」とは、「文書(文面)を共有するサービス」のことであり、特にクラウド上で文書を作成・共有できるサービスのことを指します。

ドキュメント情報共有サービスは、近年多くの企業で導入されるようになりましたが、ここには大きく分けて二つの背景があると考えられます。
一つは、ICTの普及により、メールをはじめとする「電子的な情報共有」が一般的になったこと。
そしてもう一つは、クラウドストレージやSaaSの台頭によって情報共有の方法が多様化したために、このようなサービスが生まれ、利用されるようになったと考えられます。

社内メールでの情報共有との違い

社内メールをはじめとする従来の情報共有では、文脈の中で別途必要な情報が生まれるたびに、その情報元を探し出し、メール中の相手に伝える必要がありました。

例えば、上司と二人で得意先を回ることになり、日程の調整をメールで進めていたとします。
上司から「来週の水曜日はいかがでしょうか」とメールが来ました。しかしその日は確か、他部署と合同で行うミーティングがあったはず…。
このとき、他部署ともメールでやり取りをしていた場合、まず他部署からのメール内容を探し出し、更にその日程を上司に伝える必要があります。
これは少々手間のかかる作業ですよね。

メールでの情報共有にもメリットはあります。
改ざんできない記録として残り続けること、送付先別で情報が整理されていること、会話形式であるため経緯・文脈が残ることなど…。
しかし、送付先に含まれていない人は閲覧する方法がなかったり、必要な情報を素早くキャッチできなかったり…といったデメリットもあります。

ドキュメント情報共有サービスは作成したドキュメントの検索が容易で、複数人が同じドキュメントを同時に閲覧・編集できるという特徴があります。
メールは1対1での情報共有には向いていますが、複数人が絡む問題であったり、全員の意見や日程・認識などを調整したい場合は、ドキュメント情報共有サービスを利用する方が向いていると言えそうですね。

社内で使えるドキュメント情報共有サービス2選

ここからは、社内で使えるドキュメント情報共有サービスの中でも、近年誕生した新しく便利なサービスを2つ紹介したいと思います。

DocBase

DocBaseは、株式会社クレイが2014年に開発を開始し、2015年に正式リリースしたドキュメント情報共有サービス。
ビジネス利用に最適なシンプルでクールなデザインが特徴で、ビジネスに便利な機能を数多く備えています。

DocBaseの便利な機能の一つに、権限管理機能があります。
機密情報が多い業務では、場合によっては関係者のみに情報を共有したいということもありますよね。
DocBaseではそんな方向けに、閲覧できる範囲を制限する機能が用意されています。

https://docbase.io/

esa.io

esa.ioは、合同会社 esaにより2015年に正式リリースされたドキュメント情報共有サービスです。
鳥のキャラクターを用いたソフトで可愛らしいデザインが特徴で、そのデザインも含め「書くことの障壁を下げる」ことを追求したサービスとして注目されています。

特徴的な機能としては、「WIP」機能が挙げられます。
WIPとはWork In Progressの略で、直訳すると「作業中」、esa.ioでの使用に関しては「下書き」のような意味で用いられます。

esa.ioではドキュメント作成後に「WIP」を選択すると、「下書き」状態のままドキュメントが公開されます。
ひとまずメモを残しておきたいときや一旦別の作業を行いたいときなど、今は完成させられないけれどドキュメントを残しておきたいタイミングは意外と多いもの。
そんなとき、WIPとしてドキュメントを残しておくことで、他の社員が現在行っていることや現時点で考えていること、持っている情報などを確認することができます。

https://esa.io/

今回は「ドキュメント情報共有サービス」について、従来の情報共有との違いや便利なサービスなどをご紹介しました。

ここまで多くのICTツール・サービスを紹介してきましたが、次回はいよいよこれらのICTを実際に社内に導入しようということで、導入方法や導入する際の障壁などについて具体的な解説を行っていきたいと思います。次回もぜひご覧ください。

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