2018年4月12日第３回「ICTによる社内情報共有の強み」

ICTが従来の情報共有を変える

インターネット上には、情報共有に活用できるツールが数多く提供されています。
前回記事の最後で、オフラインにおける情報共有はオンラインでも行うことができると説明しましたが、例えばICTを使えば、「口頭で伝える」をチャットツールに、「文面で伝える」を情報共有ツールに、それぞれ置き換え利用することができます。

コラム：ICTとは？

ICTは、「Information and Communication Technology（インフォメーション アンド コミュニケーション テクノロジー）」の略語です。
日本語に訳すと「情報通信技術」であり、訳の通り、情報・データ通信に関する技術や、それらの技術を利用したシステム（ハードウェア、ソフトウェア）のことを指します。
IT（Information Technology）と似た言葉であり、ほぼ同じ意味を持ちますが、ICTはITに「C（Communication）」が足されており、ITに比べ、情報技術を活用するという意味合いで多く用いられます。

このように、情報に関する技術を指す言葉ですから、情報共有とも相性が良いことがわかりますね。

ICTによる社内情報共有の強み

では、そんなICTによる社内情報共有の強みとは何でしょうか。
いくつか解説していきたいと思います。

配ったり、掲示したりする必要がない

ICTにおける情報共有では、情報はインターネット上にあります。
そのため、パソコンやスマートフォンなどからアクセスするだけで、情報を閲覧することができます。

文面での情報共有では情報を書類にまとめ、プリントアウトし、更にそれを配布・掲示していましたが、それらの手間がかからなくなります。

大量の書類をシュレッダーにかける必要がなくなる

書類の保存期間が終わったり必要なくなったりした際に、何千枚もある書類をひたすらシュレッダーにかけるという作業を経験する人もいるかと思いますが、その作業も不要になります。

情報共有ツールには削除ボタンがあります。
そのボタンを押せば、バラバラになった紙片と格闘することなく、不要になった情報を削除することができます。

伝えたい人にだけ情報を伝えられる

社内の情報には、さまざまな種類があります。
その中には、営業部にのみ伝えたい内容や、総務部内だけで共有したい情報もあるでしょう。
そんな時、これまでは部署ごとの掲示板に貼ったり、直接担当者の元まで足を運んだりしていたかと思いますが、そんな苦労をする必要もなくなります。

次回詳しく説明しますが、ICTの一つに「Slack」というチャットツールがあります。
Slackでは「チャンネル」というものを作成することができ、チャンネルごとに会話をしたり、ファイルを共有したりすることができます。

このチャンネルには参加したい人だけが所属することができるため、例えばこのSlackのチャンネルを会社の部署ごとに作成することで、部署内で共有したい情報を簡単に共有することができます。

共有した情報が思いがけない形で役に立つ

Slackのようなチャットツールは、情報を気軽に文面に残せます。
業務メールのように畏まって「拝啓　ご担当者様」と書く必要はありませんし、使い方次第では自分の業務メモのように使うこともできます。
そんな気軽な情報共有が、思いがけない形で役に立つことがあります。

例えば、Slackの営業部チャンネルに、一人の営業担当者がメモとして「先ほど〇〇様と電話で商談をし、××という案件を受注した」という文面を残し、次の営業に向かったとします。
ここでこの担当者が不在の時に、お客さまから会社に電話がかかってきた…そんな時、この担当者の書き込みを元に対応するといったケースが考えられます。

他にも、「こんな商品があればいいのにな」と何気なく書き込んだことが次の商品の企画に繋がったり、一人の社員が仕事を抱え込みすぎているのを発見し、他の社員で業務を分担する、といったケースなども考えられます。
ICTによる情報共有は、このような意外な形で役に立ち、会社の強みとなることもあるのです。